Privacy Policy

POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES THE BAY TREE

 

1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników sklepu internetowego The Bay Tree, Klientów, odbiorców przesyłek, osób kontaktujących się ze Sprzedawcą, subskrybentów newslettera oraz osób korzystających z profili The Bay Tree w mediach społecznościowych.
2. Polityka opisuje również zasady używania plików cookies i podobnych technologii.
3. Administratorem danych osobowych jest:

The Bay Tree Wioletta Korczakowska-Pawluczuk
ul. Wiertnicza 50
02-952 Warszawa
NIP: 9521051269
adres e-mail:wiola359@vp.pl

numer telefonu: 22 885 72 07

dalej jako „Administrator”.

4. W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem wskazanego powyżej adresu e-mail lub pocztą tradycyjną.
5. Administrator przetwarza dane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym dalej „RODO”.

2. Jakie dane mogą być przetwarzane

W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu Administrator może przetwarzać między innymi:

1. imię i nazwisko,
2. nazwę firmy,
3. numer NIP,
4. adres rozliczeniowy,
5. adres dostawy,
6. adres e-mail,
7. numer telefonu,
8. dane odbiorcy przesyłki,
9. informacje dotyczące Zamówienia i zakupionych Produktów,
10. treść wiadomości umieszczanej na bileciku lub kartce,
11. dane dotyczące płatności, przy czym pełne dane karty płatniczej są co do zasady przetwarzane przez operatora płatności, a nie przez Administratora,
12. historię Zamówień i reklamacji,
13. dane Konta Klienta,
14. treść korespondencji,
15. adres IP,
16. identyfikatory internetowe,
17. informacje o urządzeniu, systemie operacyjnym i przeglądarce,
18. informacje zapisywane w plikach cookies,
19. dane dotyczące sposobu korzystania ze Sklepu,
20. informacje dotyczące udzielonych zgód.

Administrator nie wymaga podawania danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, poglądach politycznych, religii lub orientacji seksualnej. Użytkownicy nie powinni przekazywać takich danych w treści wiadomości, bilecików ani formularzy, jeżeli nie jest to niezbędne.

3. Cele, podstawy i okres przetwarzania danych

3.1. Składanie i realizacja Zamówień

Dane są przetwarzane w celu:

a) przyjęcia Zamówienia,
b) zawarcia i wykonania Umowy sprzedaży,
c) obsługi płatności,
d) przygotowania Produktu,
e) dostarczenia Zamówienia,
f) kontaktu w sprawie realizacji.

Podstawą przetwarzania jest niezbędność danych do zawarcia i wykonania umowy, czyli art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane są przechowywane przez czas realizacji umowy, a następnie przez okres potrzebny do obsługi reklamacji, zabezpieczenia lub dochodzenia roszczeń oraz wykonania obowiązków prawnych.

3.2. Dokumentacja księgowa i podatkowa

Dane znajdujące się na fakturach, potwierdzeniach sprzedaży i dokumentach księgowych są przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane są przechowywane przez okres wymagany przepisami, co do zasady przez 5 lat liczonych zgodnie z właściwymi przepisami podatkowymi.

3.3. Reklamacje, odstąpienia i roszczenia

Dane są przetwarzane w celu:

a) przyjęcia i rozpatrzenia reklamacji,
b) obsługi odstąpienia od umowy,
c) rozliczenia zwrotu,
d) ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą przetwarzania jest:

a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy,
b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązku prawnego,
c) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.

Dane są przechowywane przez okres obsługi sprawy, a następnie do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń.

3.4. Prowadzenie Konta Klienta

Jeżeli Sklep umożliwia założenie Konta, dane są przetwarzane w celu:

a) utworzenia i obsługi Konta,
b) umożliwienia dostępu do historii Zamówień,
c) ułatwienia składania kolejnych Zamówień,
d) zapewnienia bezpieczeństwa Konta.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane są przechowywane do czasu usunięcia Konta, a następnie w zakresie koniecznym do realizacji obowiązków prawnych lub ochrony przed roszczeniami.

3.5. Kontakt z Administratorem

Dane przekazane w wiadomości e-mail, formularzu kontaktowym lub rozmowie telefonicznej są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.

Podstawą przetwarzania jest:

a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy,
b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji, obsłudze zapytań i dokumentowaniu korespondencji.

Dane są przechowywane przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi, a następnie do czasu, gdy korespondencja przestanie być potrzebna, lub do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

3.6. Newsletter i marketing elektroniczny

Dane subskrybentów newslettera są przetwarzane w celu przesyłania informacji o ofercie, promocjach, inspiracjach, nowościach i działalności The Bay Tree.

Podstawą przetwarzania jest zgoda, czyli art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Przesyłanie informacji handlowych za pomocą poczty elektronicznej, wiadomości SMS lub innych środków komunikacji elektronicznej odbywa się po uzyskaniu wymaganej prawem zgody.

Dane są przechowywane do momentu wycofania zgody, rezygnacji z newslettera lub zakończenia jego prowadzenia.

Informacja o udzieleniu i wycofaniu zgody może być przechowywana przez okres potrzebny do wykazania zgodności działań Administratora z prawem.

3.7. Analiza korzystania ze Sklepu

Jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na analityczne pliki cookies, dane mogą być przetwarzane w celu:

a) tworzenia statystyk,
b) badania ruchu w Sklepie,
c) analizowania popularności podstron i Produktów,
d) poprawy działania, wyglądu i użyteczności Sklepu.

Podstawą przetwarzania jest zgoda użytkownika, czyli art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Dane są przetwarzane do czasu wycofania zgody lub przez okres wskazany w ustawieniach danego narzędzia analitycznego.

3.8. Marketing i reklamy dopasowane do użytkownika

Jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na marketingowe pliki cookies, dane mogą być przetwarzane w celu:

a) mierzenia skuteczności reklam,
b) dopasowania reklam do zainteresowań,
c) prowadzenia remarketingu,
d) tworzenia grup odbiorców,
e) ograniczania liczby wyświetleń tej samej reklamy.

Podstawą przetwarzania jest zgoda użytkownika, czyli art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Dane są przetwarzane do czasu wycofania zgody lub przez okres wskazany przez dostawcę danego narzędzia.

3.9. Bezpieczeństwo i dochodzenie roszczeń

Dane techniczne, logi serwera i informacje o aktywności mogą być przetwarzane w celu:

a) zapewnienia bezpieczeństwa Sklepu,
b) zapobiegania oszustwom i nadużyciom,
c) wykrywania błędów i ataków,
d) prowadzenia kopii zapasowych,
e) ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie Sklepu, danych, Klientów i własnych praw.

Dane są przechowywane przez okres odpowiedni do celu zabezpieczenia i nie dłużej, niż jest to konieczne.

3.10. Media społecznościowe

Jeżeli użytkownik kontaktuje się z The Bay Tree przez profil w mediach społecznościowych lub wchodzi z nim w interakcję, dane mogą być przetwarzane w celu:

a) prowadzenia profilu,
b) odpowiadania na wiadomości i komentarze,
c) budowania społeczności,
d) promowania działalności,
e) prowadzenia statystyk.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i promocji marki.

Niezależnym administratorem danych może być również operator danego portalu społecznościowego, działający na podstawie własnych zasad i polityk.

4. Dane odbiorcy prezentu lub przesyłki

1. Klient może przekazać Administratorowi dane osoby, która ma otrzymać zamówiony Produkt.
2. Dane odbiorcy mogą obejmować:

a) imię i nazwisko,
b) adres dostawy,
c) numer telefonu,
d) informacje potrzebne kurierowi do wykonania dostawy,
e) treść wiadomości przeznaczonej dla odbiorcy.

3. Źródłem danych odbiorcy jest Klient składający Zamówienie.
4. Dane odbiorcy są przetwarzane wyłącznie w celu przygotowania i dostarczenia Zamówienia.
5. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora i Klienta polegający na prawidłowym wykonaniu dostawy na rzecz wskazanej osoby.
6. Dane odbiorcy mogą zostać przekazane przewoźnikowi, kurierowi lub operatorowi automatu paczkowego.
7. Dane są przechowywane przez okres potrzebny do wykonania dostawy, obsługi ewentualnej reklamacji oraz obrony przed roszczeniami.
8. Informacja o przetwarzaniu danych odbiorcy może zostać przekazana przy pierwszym kontakcie z odbiorcą, w wiadomości dotyczącej dostawy, na dokumencie dołączonym do przesyłki albo w inny sposób odpowiedni do okoliczności.

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu, w szczególności:

1. dostawcy hostingu i serwera,
2. administratorowi technicznemu strony i firmie informatycznej,
3. dostawcom oprogramowania sklepowego i wtyczek,
4. operatorom płatności,
5. bankom,
6. firmom kurierskim i operatorom automatów paczkowych,
7. dostawcom poczty elektronicznej i newslettera,
8. biuru rachunkowemu,
9. kancelarii prawnej lub doradcom,
10. dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych – wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody,
11. dostawcom narzędzi zabezpieczających Sklep, kopii zapasowych i ochrony przed spamem,
12. organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora powinny działać na podstawie odpowiednich umów oraz zapewniać wymaganą ochronę danych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Niektórzy dostawcy narzędzi informatycznych, analitycznych, marketingowych, pocztowych lub społecznościowych mogą mieć siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo korzystać z infrastruktury znajdującej się poza tym obszarem.
2. W takim przypadku dane mogą być przekazywane wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna i zapewniony jest wymagany poziom ochrony, w szczególności na podstawie:

a) decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
b) standardowych klauzul umownych,
c) innych mechanizmów przewidzianych w RODO.

3. Informację dotyczącą zabezpieczeń stosowanych przy przekazywaniu danych można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje – na zasadach określonych w RODO – prawo do:

1. uzyskania informacji o przetwarzaniu danych,
2. dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
3. sprostowania nieprawidłowych danych,
4. uzupełnienia niekompletnych danych,
5. usunięcia danych,
6. ograniczenia przetwarzania,
7. przenoszenia danych,
8. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
9. wycofania zgody w dowolnym momencie,
10. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu wykonania swoich praw należy skontaktować się z Administratorem. Administrator może poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

8. Obowiązek lub dobrowolność podania danych

1. Podanie danych wymaganych podczas składania Zamówienia jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i wykonania Umowy sprzedaży.
2. Podanie danych do faktury jest konieczne, jeżeli Klient żąda jej wystawienia lub obowiązek wystawienia wynika z prawa.
3. Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale brak danych umożliwiających kontakt może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.
4. Podanie adresu e-mail do newslettera i udzielenie zgody marketingowej jest całkowicie dobrowolne.
5. Zgoda na analityczne, preferencyjne lub marketingowe pliki cookies jest dobrowolna i nie jest konieczna do dokonania zakupu.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. Administrator nie podejmuje wobec Klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany, chyba że odrębna informacja przekazana użytkownikowi stanowi inaczej.
2. Narzędzia analityczne lub reklamowe mogą automatycznie przypisywać użytkownika do określonych grup zainteresowań, ale działania te są wykonywane wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody i nie powodują same w sobie skutków prawnych wobec użytkownika.

10. Pliki cookies i podobne technologie

1. Sklep wykorzystuje pliki cookies, czyli niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika, oraz podobne technologie, takie jak pamięć lokalna, piksele lub identyfikatory internetowe.
2. Pliki cookies mogą być wykorzystywane w celu:

a) zapewnienia działania koszyka i procesu Zamówienia,
b) utrzymania sesji użytkownika,
c) zapamiętania ustawień,
d) zapewnienia bezpieczeństwa,
e) tworzenia statystyk,
f) mierzenia skuteczności reklam,
g) dopasowania treści i reklam.

3. Sklep może korzystać z następujących kategorii plików cookies:

A. Cookies niezbędne

Są potrzebne do prawidłowego działania Sklepu, w szczególności koszyka, płatności, logowania, zapamiętywania zgód i zapewnienia bezpieczeństwa.

Ich stosowanie nie wymaga zgody, jeżeli są niezbędne do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika.

B. Cookies funkcjonalne i preferencyjne

Pozwalają zapamiętać wybrane ustawienia, język, preferencje lub inne funkcje ułatwiające korzystanie ze Sklepu.

Są uruchamiane po uzyskaniu zgody, jeżeli nie są niezbędne do świadczenia usługi.

C. Cookies analityczne

Pozwalają analizować ruch, liczbę odwiedzin, źródła wejść i sposób korzystania ze Sklepu.

Są uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika.

D. Cookies marketingowe

Służą do mierzenia kampanii, remarketingu i dopasowywania reklam do zainteresowań użytkownika.

Są uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika.

4. Przy pierwszej wizycie użytkownik może otrzymać możliwość:

a) zaakceptowania wszystkich opcjonalnych cookies,
b) odrzucenia wszystkich opcjonalnych cookies,
c) wybrania konkretnych kategorii cookies.

5. Brak zgody lub jej odmowa nie może uniemożliwiać korzystania z podstawowych funkcji Sklepu, w tym złożenia Zamówienia.
6. Opcjonalne pliki cookies i narzędzia śledzące nie powinny być uruchamiane przed uzyskaniem odpowiedniej zgody.
7. Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić lub wycofać zgodę za pomocą panelu ustawień cookies dostępnego w Sklepie.
8. Użytkownik może również zmienić ustawienia swojej przeglądarki, w tym zablokować lub usunąć pliki cookies. Ograniczenie cookies niezbędnych może jednak wpłynąć na działanie koszyka, logowania lub płatności.
9. Szczegółowa i aktualna lista używanych plików cookies, dostawców, celów oraz okresów przechowywania powinna być dostępna w panelu zarządzania zgodami na pliki cookies.

11. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych.
2. Środki te mogą obejmować między innymi:

a) szyfrowane połączenie ze Sklepem,
b) zabezpieczenie dostępu do panelu administracyjnego,
c) aktualizowanie oprogramowania,
d) wykonywanie kopii zapasowych,
e) ograniczanie dostępu do danych,
f) zabezpieczenia antyspamowe i antywirusowe,
g) korzystanie z zaufanych dostawców usług.

3. Żaden sposób transmisji ani przechowywania danych nie zapewnia całkowitego wyeliminowania wszystkich zagrożeń, dlatego użytkownik również powinien dbać o bezpieczeństwo swojego urządzenia, hasła i poczty elektronicznej.

12. Dane dzieci

1. Sklep nie jest przeznaczony do samodzielnego korzystania przez dzieci, które nie posiadają zdolności do zawarcia danej umowy.
2. Administrator nie zbiera świadomie danych dzieci w celach marketingowych.
3. W przypadku uzyskania informacji, że dane dziecka zostały przekazane bez wymaganej zgody lub podstawy prawnej, Administrator podejmie odpowiednie działania.

13. Zmiany Polityki prywatności

1. Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

a) zmiany przepisów,
b) zmiany sposobu działania Sklepu,
c) wdrożenia nowych narzędzi,
d) zmiany dostawców usług,
e) zmiany zakresu przetwarzanych danych.

2. Nowa wersja Polityki będzie publikowana w Sklepie wraz z datą wejścia w życie.
3. Jeżeli zmiana będzie miała istotny wpływ na prawa użytkowników, Administrator może przekazać dodatkową informację, na przykład za pomocą komunikatu w Sklepie lub wiadomości e-mail.

14. Postanowienia końcowe

1. Polityka prywatności stanowi informację o zasadach przetwarzania danych i nie zastępuje treści zgód wymaganych w konkretnych przypadkach.
2. Zgoda na newsletter, marketing lub opcjonalne pliki cookies powinna być dobrowolna, konkretna, świadoma i możliwa do wycofania.
3. W sprawach nieuregulowanych Polityką zastosowanie mają przepisy RODO oraz właściwe przepisy prawa polskiego i prawa Unii Europejskiej.
4. Aktualna wersja Polityki obowiązuje od dnia wskazanego na jej początku.